Confidentialité

Qui traite vos données ?

VG HOLDING SA, BCE 1003.426.297, dont le siège est situé Chemin de la Lemmetrie 82, 4050 Chaudfontaine, Belgique, est responsable du traitement des données personnelles recueillies pour L’Écrin des Vennes.

Pour toute question ou demande concernant vos données, contactez la direction de VG HOLDING à contact@ecrindesvennes.com, ou écrivez au siège social en indiquant « Protection des données ».

Cette politique concerne le site https://ecrindesvennes.com, les réservations et les échanges associés, notamment par e-mail, téléphone ou WhatsApp.

Données et raisons de leur utilisation

Répondre aux demandes et préparer un séjour : Identité, coordonnées, contenu de la demande. Base juridique : Mesures précontractuelles à votre demande ; intérêt légitime à répondre aux autres questions.
Gérer une réservation et les prestations choisies : Nom, prénom, e-mail, téléphone, chambre, dates, horaires, nombre de voyageurs, prestations et références de réservation. Base juridique : Exécution du contrat et mesures précontractuelles.
Traiter un paiement, un remboursement et la facturation : Données de facturation, montant, statut et références de transaction ; données de paiement traitées par Stripe. Base juridique : Exécution du contrat et obligations légales.
Assurer le fonctionnement et la sécurité du site et des échanges : Adresse IP, données techniques, journaux d’activité et d’envoi des e-mails. Base juridique : Intérêt légitime à protéger le site, prévenir les abus et assurer la fiabilité du service.
Mesurer l’audience avec Google Analytics : Identifiants en ligne, informations sur l’appareil et interactions avec le site. Base juridique : Consentement préalable.
Mesurer les campagnes Google Ads et leurs conversions : Identifiants publicitaires, origine de la visite, interactions, appels et événements de réservation ; coordonnées hachées pour le suivi avancé des conversions lorsqu’il est utilisé avec votre consentement. Base juridique : Consentement préalable.
Mémoriser vos choix de cookies : Catégories acceptées ou refusées, version de la politique et informations techniques associées. Base juridique : Intérêt légitime et respect des obligations relatives au consentement.

Les données indiquées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires à la prise en charge de la demande ou de la réservation. Sans elles, nous pourrions ne pas pouvoir fournir le service demandé. Les précisions facultatives doivent se limiter aux informations utiles au séjour. Évitez de communiquer des informations sensibles, notamment relatives à la santé ou à la vie intime.

Les données proviennent principalement de vous et, pour les données techniques, de votre utilisation du site. Lorsqu’une personne réserve pour vous, elle peut nous communiquer les informations nécessaires au séjour ; elle doit vous informer de cette transmission et de cette politique.

Qui peut recevoir vos données ?

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de VG HOLDING dans la mesure nécessaire à leurs missions. Selon le service utilisé, elles peuvent aussi être traitées par :

Hostinger, pour l’hébergement, la messagerie et les services techniques associés ;
Stripe, pour les paiements, la prévention de la fraude et ses obligations réglementaires ;
Google, pour Analytics et Ads lorsque vous avez donné le consentement requis ;
WhatsApp/Meta, si vous choisissez de communiquer par WhatsApp ;
les professionnels chargés de la comptabilité et les autorités légalement habilitées, lorsque cela est nécessaire ou obligatoire.

Les extensions de réservation WordPress gèrent les données sur l’infrastructure du site. La simple installation d’une extension ne signifie pas que son éditeur reçoit toutes les données de réservation. Des intervenants techniques peuvent accéder aux données uniquement lorsque leur intervention le nécessite, dans un cadre de confidentialité et de protection des données approprié.

Stripe et les services tiers peuvent agir comme responsables de traitement distincts pour certaines de leurs finalités. Consultez leurs politiques : Stripe, Google, WhatsApp et Hostinger.

Transferts internationaux

L’utilisation de certains prestataires peut impliquer des traitements en dehors de l’Espace économique européen. Ces transferts doivent être encadrés par un mécanisme prévu par le RGPD : décision d’adéquation applicable au destinataire et au traitement, ou garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées des mesures nécessaires. Vous pouvez contacter la direction pour obtenir des précisions sur les destinations et garanties applicables à vos données et, le cas échéant, une copie des garanties sous réserve des informations protégées.

Combien de temps conservons-nous les données ?

Demandes sans réservation et échanges associés : 12 mois après la clôture de la demande.
Données opérationnelles des réservations et échanges associés : 3 ans après la fin du séjour.
Factures et pièces soumises à des obligations légales : archivage séparé pendant les délais légaux applicables, notamment dix ans pour les documents visés par les règles belges de conservation en matière de TVA, sous réserve des cas particuliers.
Litiges et obligations particulières : seules les données nécessaires sont conservées au-delà de ces durées lorsqu’une obligation légale ou la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit le justifie, pendant le délai nécessaire à cette finalité.
Cookies et données de mesure : les durées propres aux traceurs sont détaillées sur la page Gestion des cookies. La durée d’un cookie sur votre appareil se distingue de la conservation des données reçues par son fournisseur. Pour des précisions sur les données qui vous concernent, contactez la direction.

Les données qui n’ont plus de finalité sont supprimées ou anonymisées. Les règles s’appliquent aux copies conservées dans les formulaires, e-mails et échanges WhatsApp, sous réserve des obligations et mécanismes propres aux prestataires.

Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement et la portabilité des données traitées automatiquement sur la base du contrat ou de votre consentement.

Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection directe. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué auparavant.

Adressez votre demande à contact@ecrindesvennes.com. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation pouvant atteindre deux mois supplémentaires, vous en serez informé dans le premier mois. En cas de doute raisonnable sur votre identité, des informations complémentaires proportionnées peuvent être demandées ; une copie de pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique : www.autoriteprotectiondonnees.be. Il n’est pas obligatoire de nous contacter au préalable.

Cookies et choix

Les traitements de mesure d’audience et de publicité nécessitant votre consentement sont facultatifs. Vous pouvez accepter ou refuser les catégories concernées et revenir sur vos choix via Gestion des cookies. Le refus des traceurs facultatifs ne doit pas empêcher une réservation.

Évolution de cette politique

Cette politique peut être actualisée pour refléter une évolution des services ou des traitements. Les changements nécessitant un nouveau consentement donnent lieu à une nouvelle demande.

Version 1.0 · Mise à jour : 9 octobre 2026.